Aplikacje przydatne w prowadzeniu placówki. Jak ułatwić sobie pracę korzystając z ogólnodostępnych narzędzi?

Prowadzenie placówki edukacyjnej wymaga dobrej organizacji pracy i odpowiedniej skrupulatności. Nie da się ukryć, że sporządzanie bieżącej dokumentacji i rozliczanie kosztów może przytłaczać nawet doskonale zorganizowane osoby, które mają wieloletnie doświadczenie w zarządzaniu. Z pomocą przychodzą proste aplikacje, które zdecydowanie ułatwiają obsługę przedszkola czy żłobka. O jakich programach i stronach internetowych mowa? Zapraszamy do poznania najpopularniejszych aplikacji przydatnych w każdej placówce!

Chociaż programy przydatne w prowadzeniu obliczeń, szybkim tworzeniu grafów i prezentacji czy doskonale znane aplikacje pomagające w przygotowywaniu dokumentacji są znane właściwie wszystkim użytkownikom Internetu, czasem jednak można trafić na prawdziwe perełki. Warto więc przypomnieć te zarówno najbardziej popularne, jak i rzadziej wykorzystywane programy i strony internetowe. Dzięki nim można o wiele szybciej wypełnić obowiązki i skoncentrować się na tym, co najważniejsze dla rozwoju placówki – rozmowach z rodzicami i nauczycielami czy edukacji we własnym zakresie. Wykorzystanie wymienionych poniżej programów niesie ze sobą wiele korzyści. Przekonajmy się zatem, jak usprawnić prowadzenie placówki za pomocą oprogramowania komputerowego.

Microsoft Office – niezastąpiony w każdym biurze

Pakiet Microsoft Office to jeden z najpopularniejszych i najchętniej wybieranych przez klientów programów komputerowych, które można dziś znaleźć niemal w każdym biurze. W skład pakietu wchodzą takie programy, jak:

• Microsoft Office Excel – program do prowadzenia obliczeń i tworzenia wykresów, ale nie tylko. Dzięki olbrzymim możliwościom tego narzędzia można nie tylko przewidywać zyski czy generować koszty związane np. z większą ilością dzieci w przedszkolu. Proste tworzenie tabel bez trudu pozwoli na kontrolowanie obecności dzieci w placówce czy ich udziału w zajęciach dodatkowych. Tworzenie kilku a nawet kilkunastu arkuszy kalkulacyjnym w jednym oknie to dodatkowa zaleta. Dzięki Microsoft Office Excel można bez trudu prowadzić nawet bardzo skomplikowane obliczenia. Oprócz tworzenia grafów i wykresów możemy zautomatyzować codzienne obliczenia – umożliwia to specjalny język programowania VBA (Visual Basic for Applications). Korzystanie z takich narzędzi sprawi, że czas poświęcony na prowadzenie żmudnych obliczeń zostanie bez trudu ograniczony do absolutnego minimum!

• Microsoft Office Word – najpopularniejszy na świecie program do tworzenia profesjonalnych dokumentów. Spory wybór czcionek i możliwości dostosowania tekstu do własnych wymagań (dowolne marginesy, wcięcia, odwołania, wstawianie równań, symboli, zdjęć itd.) umożliwiają stworzenie nie tylko podstawowych list obecności, tabel i innych dokumentów do uzupełnienia dla rodziców czy nauczycieli. Za pomocą Microsoft Office Word można także stworzyć piękne dyplomy dla dzieci czy zadbać o profesjonalne pomoce dydaktyczne dla nauczycieli przedszkola.

• Microsoft Office Power Point – umożliwia tworzenie prezentacji multimedialnych. Do wykorzystania przez użytkownika są gotowe szablony, ale istnieje możliwość samodzielnego przygotowania detali prezentacji. Wykorzystując ten program o wiele lepiej można przygotować się np. do spotkania z rodzicami.
W skład pakietu Office zaliczają się także takie programy, jak Microsoft Office Acces czy Microsoft Office Outlook. Można je znaleźć na przykład tu. Wybierając pakiet Office dla Twojego przedszkola czy żłobka pamiętaj o tym, aby wszystkie komputery w placówce posiadały tą samą wersję programu. Dzięki temu unikniesz zbędnych komplikacji (np. zmiany wyglądu dokumentu po odczytaniu go na innym komputerze). Warto także pamiętać o możliwości wymiany dokumentów przez Internet za pomocą tak zwanej chmury lub tworzeniu ich bezpośrednio online (służą do tego np. dokumenty Google)

Organizery – elektroniczny kalendarz, zawsze pod ręką!

Dyrektorzy placówek oświatowych nieraz mają bardzo napięty plan dnia. Z pomocą przychodzi tu na pewno oprogramowanie komputerowe takie, jak:

Time Organizer – prosty w obsłudze program, który stanowi świetne przypomnienie o zbliżających się spotkaniach czy innych sprawach „do załatwienia”. Po zainstalowaniu tego programu na pulpicie komputera pojawi się okienko, w którym znajdziemy wszelkie informacje odnośnie konkretnego dnia w kalendarzu. Teraz już zawsze można być na bieżąco! Ciekawą zaletą tego programu jest możliwość współdzielenia elektronicznego kalendarza z innymi pracownikami, np. z osobami pracującymi w przedszkolnej administracji.

Draco Organizer – program bardzo podobny do Time Organizer, ale ma większe możliwości. Draco Organizer to narzędzie, które umożliwia użytkownikowi nie tylko tworzenie harmonogramów dnia czy planowanie spotkań, ale także przekazuje informacje pogodowe dla wybranej przez nas lokalizacji. Dzięki niemu można także szybko obsługiwać pocztę elektroniczną. Program tego rodzaju jest wręcz niezastąpiony w pracy dyrektora przedszkola.

Co więcej?

Prowadzenie przedszkola wiąże się nie tylko z koniecznością tworzenia arkuszy kalkulacyjnych czy dokumentów. Warto pamiętać także o stronach internetowych, które pozwalają na szybszy rozwój placówki:

pinterest.com – prawdziwy katalog inspiracji! Po wpisaniu w okienko wyszukiwania odpowiedniej frazy znajdziemy bez trudu nie tylko ciekawe sposoby na zorganizowanie czasu dla dzieci, ale także podpowiedzi odnośnie tego, jak urządzić wnętrze przedszkola czy położony blisko placówki plac zabaw,

• wskaźnik jakości powietrza i dane pogodowe – warto śledzić informacje umieszczane na takich stronach, jak www.powietrze.gios.gov.pl, gdyż dzięki temu możemy określić, czy zabawa na zewnątrz nie stanowi zagrożenia dla dzieci.

• programy wspierające prowadzenie placówki – korzystając z aplikacji takich, jak dooplacenia.pl można na bieżąco monitorować stan płatności za przedszkole i dyskretnie przypominać rodzicom o zaległościach.

Wykorzystanie programów wspierających działalność placówki edukacyjnej jest niezwykle pomocne. Dzięki temu dyrekcja może skoncentrować się na rozwijaniu placówki i trosce o spełnienie oczekiwań najmłodszych i ich rodziców zamiast prowadzić żmudne obliczenia. Warto więc pamiętać o prostych rozwiązaniach, które zwykle są najskuteczniejsze!

____

Czy wiesz, że Amerykańskie Towarzystwo Pediatryczne ogłosiło, że dzieci poniżej 2. roku życia nie powinny w ogóle spędzać czasu przed ekranem telewizora lub komputera?  Według ich wytycznych maluchy w tym wieku nie powinny oglądać nawet programów edukacyjnych. Natomiast dzieci powyżej 2 lat mogą korzystać z komputera lub telewizora przez 1-2 godziny dziennie. Tymczasem dooplacenia.pl informuje rodziców o opłatach za żłobki i przedszkola oraz dyskretnie przypomina o przeterminowanych płatnościach.