Kontrola zarządcza w przedszkolu. 3 obowiązkowe elementy nadzoru w placówkach dla najmłodszych.

Prowadzenie przez dyrektorów szkół i innych placówek edukacyjnych kontroli zarządczej to niezwykle istotna część analizy stanu finansów (i nie tylko!) przedszkola.  To właśnie pod koniec roku kalendarzowego dyrektor analizuje cele placówki i ocenia ich poziom realizacji. Obawiasz się, że może pojawić się problem z wdrożeniem kontroli zarządczej? Chcesz wiedzieć, czemu służą te procedury, jak krok po kroku przeprowadzić kontrolę zarządczą i jakie dokumenty trzeba będzie przygotować? Właśnie dla Ciebie zebraliśmy najważniejsze informacje!

1. Cele kontroli zarządczej w przedszkolu

Czym tak naprawdę jest kontrola zarządcza? Samo pojęcie to pojawia się w ustawie o finansach publicznych (a konkretniej w art. 68 Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz. U. 2009 Nr 157 poz. 1240)). Te regulacje dotyczą zatem przedszkoli i szkół publicznych. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, aby dyrektorzy placówek niepublicznych nie zainspirowali się wdrożonymi w publicznych placówkach rozwiązaniami, jeśli chcą „uporządkować” swoje przedszkola. Chociaż przeprowadzenie kontroli zarządczej kojarzy się z finansami, jest to zdecydowanie bardziej rozległa kwestia. Celem przeprowadzenia takiej kontroli jest między innymi:

  • zapewnienie realizacji celów placówki – powiązanie realizacji celów i finansowania przedszkola lub szkoły,
  • zapewnienie skuteczności i efektywność działań – kontrola zarządcza w przedszkolu nie koncentruje się wyłącznie na finansach,
  • zwrócenie uwagi na etykę pracy,
  • zarządzanie ryzykiem,
  • potwierdzenie zgodności funkcjonowania placówki zgodnie z przepisami obowiązującego prawa.

Te przykładowe cele warto zawsze dostosować do specyfiki pracy konkretnego przedszkola lub szkoły. Do czego może doprowadzić taka kontrola zarządcza w przedszkolu? Dzięki zauważonym błędom lub utrudnieniom w codziennej pracy dyrekcja może podjąć decyzję np. o uproszczeniu pewnych procedur. A to z kolei zdecydowanie przekłada się na wzrost efektywności pracowników i poprawę pracy całej placówki. Pamiętajmy jednak, że pojęcie kontroli zarządczej nie jest tożsame z kontrolą wewnętrzną. Kontrola zarządcza w przedszkolu nie koncentruje się wyłącznie na procedurach – pozwala również spojrzeć w zupełnie nowy sposób na funkcjonowanie przedszkola czy szkoły i dostosować plany do możliwości placówki.

 

2. Kontrola zarządcza w przedszkolu: jak to zrobić?

Od czego zacząć planowanie kontroli zarządczej w przedszkolu? Zazwyczaj jest to proces podzielony na kilka etapów. O wiele łatwiej jest zaplanować przebieg kontroli, jeśli wskażemy najważniejsze obszary, które należy monitorować. W ramach kontroli zarządczej w przedszkolu należy zwrócić uwagę m.in. na następujące obszary:

  • kompetencje zawodowe pracowników – np. poprzez określenie sposobu naboru nowych pracowników,
  • ochronę zasobów i identyfikację ryzyka – zapewnienie m.in. ochrony mienia przedszkola – tutaj najprostszym rozwiązaniem jest określenie, kto może mieć dostęp do kluczy, dokumentów itp. Ważnym elementem kontroli zarządczej jest również przegląd placówki pod kątem technicznym.
  • działalność dydaktyczną, wychowawczą i opiekuńczą – tutaj przede wszystkim istotny jest nadzór nad dokumentacją (związaną m.in. z realizacją podstawy programowej, organizacją zajęć dodatkowych czy wycieczek)
  • organizację prawną przedszkola – jeśli ten obszar kontroli wykaże nieprawidłowości, będzie trzeba podjąć takie działania, jak np. nowelizacja statutu przedszkola. To jedna z najważniejszych kwestii kontroli zarządczej w przedszkolu – pozwala „pamiętać” o wprowadzeniu zmian w dokumentach regulujących pracę przedszkola, które powstają na podstawie modyfikacji prawa oświatowego.
  • gospodarkę finansami – rozliczenie finansowe zazwyczaj związane jest z rokiem kalendarzowym – stąd przeprowadzenie kontroli zarządczej pod koniec roku może ułatwić dokonanie przeglądu finansów przedszkola. W tym aspekcie najważniejsze jest sprawdzenie wykonania planu dochodów i wydatków i stopnia jego realizacji. To na tej podstawie można podjąć działania korygujące (np. zmodyfikować plan wydatków na kolejny rok kalendarzowy).

4.  Dokumentacja

Przebieg kontroli zarządczej w przedszkolach i szkołach musi zostać odpowiednio udokumentowany. W skład dokumentów potwierdzających odbycie kontroli zarządczej i jej wyniki mogą wchodzić m.in.:

  • oświadczenie o stanie kontroli zarządczej,
  • harmonogram kontroli zarządczej,
  • arkusze samooceny,
  • roczny plan działalności przedszkola (obowiązkowy do przygotowania),
  • sprawozdanie z realizacji planu działalności przedszkola (obowiązkowy do przygotowania),
  • i inne, np. regulamin pracy przedszkola, regulaminy naboru nowych pracowników itp.

___

Czy wiesz na czym polega istota funkcjonowania przedszkola steinerowskiego? Pierwszą placówkę tego typu założył Rudolf Steiner, który uważał, że indywidualność może kształtować się nawet 5-6 roku życia. W placówkach steinerowskich nie ma zazwyczaj sztywnego podziału na grupy wiekowe, a w salach goszczą papier, kasztany czy szyszki zamiast „gotowych zabawek”. Tymczasem dooplacenia.pl informuje rodziców o opłatach za żłobki i przedszkola i dyskretnie przypomina o przeterminowanych płatnościach.

Zobacz, dlaczego potrzebujesz dooplacenia.pl w swoim przedszkolu.